Executive Assistant to the Board

Dla naszego Klienta, grupy mediowej poszukujemy kandydata/tki na stanowisko Executive Assistant to the Board. Zatrudniona osoba będzie wspierać członków zarządu w codziennej pracy, koordynując kluczowe projekty, komunikację oraz dbając o sprawny przepływ informacji w organizacji.

 

Obowiązki:

• Wsparcie administracyjne zarządu: prowadzenie kalendarza (spotkania, wyjazdy, kluczowe terminy), organizacja i koordynacja spotkań (rezerwacja sal, catering, sprzęt, materiały), obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
• Przygotowywanie i redagowanie pism, prezentacji, raportów oraz protokołów ze spotkań.
• Organizacja podróży służbowych: Rezerwacja biletów, hoteli, transferów/taksówek, przygotowanie planu podróży i niezbędnych dokumentów, rozliczanie delegacji służbowych.
• Komunikacja i reprezentacja: bycie pierwszym punktem kontaktu dla gości, klientów i partnerów biznesowych zarządu, odbieranie i przekierowywanie telefonów, udzielanie podstawowych informacji.
• Dbanie o profesjonalny wizerunek zarządu w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych.
• Koordynacja przepływu informacji: przekazywanie informacji i ustaleń zarządu do odpowiednich działów, monitorowanie realizacji wybranych zadań zleconych przez zarząd (przypomnienia, zbieranie statusów),
• Przygotowywanie zestawień i podsumowań na potrzeby posiedzeń zarządu.
• Obsługa dokumentów i danych: archiwizacja dokumentów zarządu w wersji papierowej i elektronicznej, dbanie o prawidłowy obieg dokumentów (akceptacje, podpisy, terminy), dbałość o zachowanie poufności informacji i dokumentów wrażliwych.
• Wsparcie w projektach i zadaniach specjalnych: pomoc przy przygotowaniu materiałów na zarządy, rady nadzorcze, walne zgromadzenia, udział w organizacji wydarzeń firmowych (konferencje, spotkania wewnętrzne, wyjazdy), sporadyczny udział w wyjazdach służbowych.
• Wykonywanie innych zadań zleconych przez członków zarządu.

 

Wymagania:

• Wykształcenie wyższe.
• 3-5 lat doświadczenia na analogicznym stanowisku.
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.
• Biegła obsługa Microsoft Office: Outlook (kalendarz), Word, Excel, PowerPoint oraz MS Teams/OneDrive.
• Umiejętność pracy z poufnymi dokumentami i danymi
• Wysoka kultura osobista, komunikatywność i relacyjność.
• Bardzo dobra organizacja pracy i ustalanie priorytetów.
• Dokładność i skrupulatność, dbałość o szczegóły.
• Samodzielność, inicjatywa i nastawienie na rozwiązywanie problemów
• Gotowość do podróży służbowych.

 

Oferujemy:

• Stabilne zatrudnienie w renomowanej grupie mediowej.
• Pracę w centrum Krakowa z możliwością elastycznych godzin pracy.
• Pracę na styku strategii i operacji – bezpośredni kontakt z zarządem.
• Możliwość skorzystania z opieki medycznej, grupowego ubezpieczenia na życie na preferencyjnych warunkach.
• Dofinansowanie do szkoleń, kursów i nauki języka obcego.